Come organizzate la vostra lista di escursioni da fare o luoghi da visitare? 

• Siete riusciti a trovare un unico posto dove inserire tutte le informazioni che vi servono? 
• O ogni volta vi ritrovate ad integrare informazioni scritte a penna, fogli word mal organizzati e foto varie salvate su qualche social network?

Fino a qualche anno fa rientravo pienamente nel secondo caso e questo costante disordine rendeva molto difficoltoso reperire le informazioni di cui avevo bisogno prima di un trekking.

Come creare una bucket list di escursioni

Così ho iniziato la mia ricerca di uno strumento in grado di semplificare il processo di inserimento di dati di un sentiero/viaggio, di ricerca e di consultazione di tutte le informazioni precedentemente inserite quando è quasi giunto il momento di partire.

Non sarebbe bellissimo con pochi click avere davanti l’elenco delle escursioni salvate ma non ancora effettuate, poter filtrare per difficoltà o distanza, poter vedere il file gps, poter leggere tutte le informazioni che abbiamo scritto in precedenza, riguardare al volo qualche foto, cliccare su un link e aprire direttamente sul navigatore la posizione del parcheggio da raggiungere ecc.

Come creare una bucket list di viaggi

Sommario: Crea la tua Bucket List di escursioni con Notion

Che strumenti ho utilizzato per creare una lista di trekking

Per realizzare questa idea ho letteralmente provato di tutto:

• Salvare tutto in cartelle su Instagram o TikTok: utile per vedere qualche foto, ma non si può allegare del testo e questo rende l’approccio troppo limitato.
• Scrivere tutto su vari file word: c’è molta flessibilità, ma i vari file rimangono comunque separati e non posso al volo filtrarli sulla base di qualche parametro (per esempio la durata del sentiero).
• Organizzare tutto sui preferiti del Browser: approccio abbastanza comodo, ma ancora una volta non potevo filtrare o mettere del testo.
• Salvare tutti i luoghi su una mappa MyMap: approccio utilissimo per avere una vista sulla distribuzione geografica dei vari luoghi, ma carente sotto tutti gli altri punti di vista.
• Wikiloc: si possono salvare tracce di altri e avere a disposizione vari dati tecnici, purtroppo però la lista dei preferiti è limitata nell’account gratuito.

Come creare una lista di trekking da fare

Insomma ho provato e riprovato fino a che non mi è venuta l’idea di tentare con strumenti non nativamente pensati per questo specifico scopo…

Oggi vi spiegherò come creare la vostra bucket list di escursioni (viaggi o semplicemente posti da visitare) con l’applicazione Notion.so

Bucket list di escursioni con Notion

Che cosa è Notion

Notion è uno strumento di gestione e produttività estremamente versatile e pensato per organizzare risorse, per facilitare la comunicazione, per gestire progetti, per pianificare ecc. 

Si tratta di un unico spazio di lavoro dove poter scrivere documenti, creare to do list, appuntare note, tracciare l’evoluzione di task, creare una wiki ecc.

Immaginatelo come un unico software in grado di integrare le funzioni principali di Google Drive, Word, Trello, Todoist e un’applicazione di note.

Parlando di distribuzioi: Notion può essere usato su browser, può essere installato su Mac o Windows ed è pure presente un’applicazione Android e IOS.

Bucket list di escursioni con Notion

Insomma l’idea degli sviluppatori è quella di creare una piattaforma utilizzabile in ogni contesto e ambito: passando dal semplice consultare la lista della spesa su cellulare, al pianificare la nostra routine di studio giornaliero davanti alla versione pc.

Quanto costa Notion?

Si ok, integra vari strumenti in un’unica piattaforma ma quanto mi costa?

La cosa fantastica è che le principali funzionalità del prodotto sono utilizzabili gratuitamente!

Per avere accesso a funzioni più avanzate si può invece pagare un abbonamento mensile, su questa pagina Notion Pricing Plans potete vedere i vari livelli di abbonamento disponibili. 

Abbonamenti disponibili su Notion

Come puoi notare anche solamente con l’account gratuito si può creare un numero illimitato di pagine e blocchi, ed è questa la principale cosa che ci interessa. Software simili inseriscono un limite non molto generoso sulle pagine che si possono creare e dopo qualche settimana di utilizzo si finisce per non poter più aggiungere nuovi contenuti.

Tra le principali mancanze del piano gratuito troviamo l’assenza di quasi tutti i sistemi di controllo da amministratore, l’impossibilità di lavorare in team di molte persone, un numero massimo di account a cui si può condividere una pagina, un limite per i file caricati fissato a 5 MB (per ogni file) e l’assenza della cronologia.

Differenti abbonamenti di Notion.so

Insomma, non avrete proprio tutto, ma per un utilizzo personale credo che sia totalmente sufficiente il piano gratuito.

Non è però mia intenzione creare una guida approfondita su questo strumento (anche perché temo di non avere approfondito diversi dei suoi aspetti).

Passiamo quindi subito al sodo. Come iniziare ad usare Notion? E soprattutto: Come usarlo per creare una bucket list di trekking?

Se vuoi approfondire altri aspetti della piattaforma qui trovi un po’ di guide: Guides and Tutorials – How to use Notion

Come registrarsi Notion

Per iniziare ad utilizzare questo software basta visitare il loro sito e registrarsi: Notion – One workspace. Every team.

Home Page di Notion.so

La procedura è velocissima e vi permette anche di sfruttare il vostro account Google.

Una volta fatto vi verrà chiesto di creare un nuovo workspace (spazio di lavoro) e assegnare a quest’ultimo un nome.

Vi ritroverete quindi su questa schermata:

Schermata iniziale di Notion

Iniziare a lavorare con Notion

Notion ha un funzionamento abbastanza intuitivo e non sarà quindi affatto difficile iniziare a creare qualcosa anche senza aver seguito nessun tutorial.

Gli elementi principali del software sono fondamentalmente tre:

• Pagine: concettualmente sono molto simili a una classica pagina di Microsoft Word e servono a suddividere logicamente contenuti differenti. Una pagina può contenere altre pagine e questo consente di creare una struttura ramificata anche molto complessa. Nell’immagine qua sotto puoi vedere la pagina “Personal Home” con al suo interno altre 4 pagine differenti: Movie List, Recipes, Yearly Goal, Travel Plans.

Notion permette di inserire pagine dentro altre pagine

• Blocchi: sono elementi inseribili all’interno di una pagina e possono essere fondamentalmente qualsiasi cosa: testi, titoli, link, immagini, video, file, tabelle, colonne ecc. Grazie ai blocchi si può riempire la pagina di vari contenuti e strutturarla con layout differenti

Esempio di una pagina con una serie di blocchi

• Database: rappresentano una lista di informazioni che possono essere visualizzate e filtrate in vari modi. La lista di ricette che vedi qua sotto è un database.

Il database sarà l’elemento fondamentale per creare una bucket list

Per aiutare meglio la comprensione di questi elementi Notion automaticamente inserisce nel workspace una serie di pagine molto semplici, con il preciso scopo di mostrare quali siano le possibilità messe a disposizione.

Naviga un po’ tra queste pagine e prova a modificarle per capirne il funzionamento. Vedrai che in poco tempo ti sembrerà tutto molto semplice.

Aggiungere una pagina su Notion

Per creare la nostra Bucket List iniziamo aggiungendo una nuova pagina. Nel menù di sinistra va premuto il pulsante “Add a Page”.

Creazione di una nuova pagina

La schermata che si aprirà permetterà di selezionare il tipo di pagina:

• Empty with icon: una pagina vuota, ma con un’icona, in modo da riconoscerla al volo sul menù di sinistra.
• Empty: una pagina completamente vuota.
• Templates: una pagina creata a partire da un template proposto da Notion.
• Database: una pagina con un database visualizzato in un certo modo (table, board, list, timeline, calendar, gallery).

Tipi di pagina

Iniziamo con una pagina completamente vuota. Se però sei alle prime armi ti consiglio di visitare i template proposti da Notion. Generalmente si tratta di pagine già ben strutturate e sapientemente divise per tipologia di utilizzo:

I template sono molti e divisi per tipologia

Una volta scelto un template sarà poi sempre possibile modificare la pagina o eliminarla.

Torniamo alla nostra pagina bianca però. Su questa schermata si può iniziare ad inserire uno dei molteplici blocchi messi a disposizione.

• Inserisco un titolo
• Aggiungo un’icona
• Inserisco del testo

Ed ecco il risultato:

Pagina con alcuni blocchi

Se voglio inserire blocchi particolari mi basterà digitare “/” e comparirà un menù con l’elenco dei blocchi. Scrivendo qualcosa verranno mostrati solamente i blocchi il cui nome contiene i caratteri digitati.

Lista dei blocchi disponibili

La tentazione potrebbe essere quella di creare un blocco Heading per il titolo, un blocco text per la descrizione, una tabella per i dati e un blocco immagine per le foto. Ecco il risultato:

Pagina con informazioni di un sentiero

Effettivamente già così potrei ottenere qualcosa di utile, ma nel concreto sto semplicemente inserendo del testo all’interno di una pagina, avrei potuto fare la stessa cosa qualsiasi editor di testo!

Veniamo quindi al vero punto forte di Notion: l’utilizzo dei database e delle pagine annidate.

Creare un database con Notion

Eliminiamo quindi titolo, testo, tabella e immagine e proviamo a fare qualcosa di simile con un database.

I database, un po’ come i blocchi, possono essere piazzati ovunque:

• Possiamo creare una pagina con all’interno un database a tutto schermo
• Possiamo creare una pagina con tanti blocchi e poi inserire da qualche parte un database

Per questo tutorial inserirò un database nella pagina Bucket List Escursioni.

Digitiamo / e successivamente cerchiamo il blocco “database – inline”

Cerco il blocco database – inline

Come potete vedere database – inline crea un database in questa pagina, database – full page crea una sotto-pagina ed inserisce il database in quest’ultima.

Il database si aprirà automaticamente con 3 righe vuote e con vista a tabella. 

Ecco come si presenta un database vuoto

Cliccando sul nome “Table” possiamo innanzitutto cambiarlo in “Tutti i sentieri” e poi andare anche a modificare la modalità di visualizzazione. Per questo scopo la tabella non è molto adatta, preferisco quindi la modalità di visualizzazione a Galleria.

Oltre a questo apro anche la vista del database a pagina intera in modo da lavorarci meglio. Ecco il risultato:

Database in modalità di visualizzazione “Galleria”

Bene ora dobbiamo iniziare ad inserire dei record in questo database.

Spiegato molto semplicemente: dovete immaginare che le varie righe del database (o i vari rettangoli della vista a galleria attuale) siano sostanzialmente delle pagine, ognuna delle quali rappresenterà un’escursione. La struttura diventa quindi qualcosa del genere:

• Pagina principale.
• Dentro la pagina ho messo un database.
• Dentro il database ci sono tante pagine .

Tutto chiaro? Forse è più comprensibile una volta inserito qualcosa.

Creazione del database di escursioni

Cliccando su un rettangolo vuoto si aprirà il classico menù di editing di una pagina e potremo iniziare ad inserire tutte le informazioni che vogliamo nel primo record del database.

Nell’esempio sotto riportato ho inserito un titolo, un’immagine cover, una sezione per la descrizione, una per il parcheggio (con tanto di mappa google maps), una sezione dove fare l’upload della traccia GPS, una per inserire link a video che mostrano il percorso, una tabella per i dati tecnici ecc.

Record del database con delle informazioni

Il limite in questo caso è solamente la vostra fantasia, quindi sbizzarritevi e inserite quello che volete nella vostra pagina.

Ripetendo il processo vi ritroverete con qualcosa del genere:

Dopo vari inserimenti il database conterrà molte escursioni

La vista a Galleria è molto carina a mio avviso perchè permette di visualizzare rapidamente il nome del percorso e l’immagine impostata come cover.

Filtrare il database

Ok, ora abbiamo un database dove vedere una lista di escursioni e poi, cliccandoci, avremo accesso a tutte le informazioni. Già così questa semplice pagina potrebbe tornare molto utile, ma ho intenzione di fare di più.

Quando i sentieri iniziano a diventare molti mi serve la possibilità di cercare per nome, sarebbe anche utile filtrare tutti i sentieri in base alla difficoltà, alla tipologia, alla stagione ecc.

Nessun problema, con Notion si può fare tutto questo.

Partiamo la ricerca, la quale è già implementata nativamente andando semplicemente a cliccare sull’apposita icona in alto a destra:

Cliccando sulla lente di ingrandimento si possono cercare i sentieri per nome

Cliccando su “filtro” invece c’è qualcosa che non funziona. L’unica possibilità che ci viene data è quella di sfruttare il campo nome di ogni escursione e applicare dei filtri su quest’ultimo… un po’ poco.

Per filtrare sulla base di altre proprietà bisogna prima di tutto includere queste proprietà nelle pagine delle escursioni.

Apriamo un’escursione qualsiasi e portiamoci proprio sotto il titolo, troverete il pulsante “Add a property”

Si possono aggiungere delle proprietà alle escursioni nel database

Cliccando si potranno inserire varie tipologie di proprietà:

• Testi,
• Numeri,
• Menù a discesa,
• Menù a scelta multipla,
• Check box
• Date ,
• Ecc.

Si possono aggiungere delle proprietà alle escursioni nel database

Anche qui le possibilità sono infinite. Si potrebbe per esempio inserire una proprietà numerica per la distanza, un menù a discesa per la difficoltà, un campo di testo per la città di partenza ecc.

Vi lascio qua sotto un possibile esempio:

Si possono aggiungere delle proprietà alle escursioni nel database

Dopo averle inserite il pulsante di filtro vi permetterà di selezionarle tutte, con la possibilità anche di combinarle tra loro!

Qua sotto ho inserito 3 filtri (in AND):

• Difficoltà: E o T
• Stagione: Estate o Primavera
• Tempo di percorrenza: < di 5 ore

Database con applicati 3 filtri

I filtri, una volta inseriti, non necessariamente devono essere attivati. Questa ulteriore possibilità vi consentirà di personalizzare ulteriormente il vostro filtro attivando o disattivando con un click certi criteri.

I filtri sono ora tutti disattivati

Aggiungere più viste su uno stesso database

La possibilità di aggiungere qualsiasi proprietà e poterla filtrare in qualsiasi modo ha appena trasformato questa pagina in uno strumento estremamente utile per l’organizzazione di itinerari o viaggi.

Proviamo però a migliorare ulteriormente questo database.

Mettiamo il caso che spesso vi ritroviate ad applicare una certa combinazione di filtri, per poi magari andare subito ad applicarne una seconda. Non sarebbe utile che quei particolari filtri possano essere richiamati con un click? Senza doverli compilare manualmente ogni volta?

Per questo esempio ho creato la proprietà “visitato”, una chekbox che indica se abbiamo già visitato un certo sentiero.

Voglio ora accedere rapidamente a un filtro che mi mostri i percorsi non ancora visitati.

Per farlo andiamo accanto alla vista “Tutti i sentieri” e clicchiamo sul pulsante +

Creiamo una nuova vista

Questo creerà una nuova vista sul nostro database, mantenendo però gli stessi dati. L’immagine qua sotto mostra una vista a tabella e come potete notare le varie righe riportano sempre le stesse escursioni che avevamo inserito prima

La nuova vista viene creata

Applichiamo nuovamente la vista a galleria e mostriamo, oltre a nome e cover, anche la proprietà visitato

Modalità di visualizzazione impostata a galleria

Clicchiamo ora sui filtri e creiamo un filtro che mostri solo le escursioni con la proprietà “visitato” non impostata (quindi le escursioni che dobbiamo ancora a compiere)

Imposto il filtro

Ed eccoci la vista mostrerà solo le escursioni ancora da compiere.

In questo modo quando vogliamo vedere tutti i sentieri ci basterà andare sulla vista “tutti i sentieri”, quando invece vogliamo richiamare al volo quelli da visitare ci basterà cliccare su questa seconda vista (rinominata “da fare”)

Vista con filtro attivo

Alte funzioni di Notion

Le possibilità di Notion non si fermano certo qui e la mia pagina personale per gestire le escursioni è molto più complicata di così.

Questa breve guida però penso che sia sufficiente per permettervi di iniziare a creare qualcosa di molto utile. Non limitatevi però a seguire passo-passo quello che vi ho mostrato e provate a sperimentare tutte le altre possibilità di Notion. 

Vi anticipo solo che si possono creare template per evitare di creare più volte gli stessi blocchi in pagine simili, si possono condividere pagine o interi spazi di lavoro, c’è la possibilità di creare link da una pagina all’altra, si può esportare tutto in pdf, csv o html ecc.

Togliere tutto da Notion. Come esportare il nostro lavoro?

E se Notion chiudesse? E se rimuovessero il loro piano gratuito? Cosa succederebbe a tutti i miei dati?

Quando si inseriscono molti dati in un servizio di questo tipo è sempre utile cercare di capire come poter esportare tutto in caso di futuri problemi.

Le pagine possono essere esportate

Attualmente Notion permette di esportare le nostre pagine in:

• CSV: comodo se vogliamo tenere solo il testo.
• HTML: utile per continuare a vedere le immagini.
• PDF: probabilmente la scelta migliore anche se limitata nel piano gratuito in quanto non permette di esportare tutte le sotto-pagine automaticamente.

I risultati sono quelli che vedete qua sotto.

Pagine esportate in HTML

Viste le possibilità messe a disposizione in caso di problemi con la piattaforma opterei per salvarmi tutto in CSV e HTML e poi ripristinerei il tutto senza troppe difficoltà altrove. 

Scarica gratuitamente il mio template

Vuoi avere accesso diretto alla pagina che ho realizzato per questo tutorial? Notion permette anche questo!

Vai nel mio store e scarica gratuitamente il link che ti permetterà di avere accesso a questa pagina. Attualmente permettono di scaricare questo template in maniera gratuita, in futuro non escludo che potrei creare una pagina un po’ più complessa per poi metterla a disposizione a pagamento.

Bucket list escursioni – Template Notion.so – Stefano Poma

Una volta aperto il link che riceverai ti troverai in una schermato di questo tipo:

Scarica la mia bucket list di escursioni

Dovrai cliccare su “Duplicate” e tutte le pagine verranno automaticamente inserite nel tuo spazio di lavoro.

Naviga nelle pagine, modificale, prova a replicarle e crea anche tu la tua personale lista di escursioni.

Conclusioni – Crea la tua lista di escursioni con Notion

Con questa guida hai imparato come creare una bucket list di escursioni sfruttando il programma Notion.

Il software è veramente molto flessibile e dovrebbe riuscire ad adattarsi bene anche per una semplice lista di viaggi o luoghi da vedere; i numerosi template messi a disposizione ti permetteranno inoltre di provare a sfruttarlo in molteplici altri aspetti della tua vita:

• un ricettario,
• un sistema per ordinare gli appunti presi in classe,
• una todo list,
• uno strumento per la gestione di un progetto
• ecc.

Nonostante questa estrema flessibilità attualmente non riesco ad utilizzarlo per tutte le fasi di organizzazione di una mia escursione ed è per questo che in futuri articoli ti parlerò dettagliatamente di tutte le applicazioni che hanno un ruolo nella mia organizzazione di trekking o viaggi fotografici.

Conoscevi questo strumento? Utilizzi qualcosa di diverso per ottenere risultati simili? Non esitare a scrivermi nei commenti!

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